1Ouvrez la commande

Sur la fiche du dossier, onglet « Documents / RIB », cliquez sur « Faire une demande », puis sur « Pré-état daté ». La commande s'ouvre en plein écran : « Comment ça marche ? » résume le parcours en 4 étapes, et la barre du bas rappelle que le coût est « À la charge du client, pas de l'étude ». Cliquez sur « Démarrer ».

À droite, « Progression » suit les 3 étapes de la commande. Rien n'est enregistré avant la commande : la croix en haut à droite abandonne la saisie.

2Choisissez le client

À l'étape « Sélection du client », cochez le comparant pour qui vous commandez le document. Seules les personnes physiques sont proposées. S'il manque une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, cliquez sur « Modifier » sur sa ligne pour les ajouter, puis sur « Continuer ».

3Renseignez le syndic, les accès et les lots

Le plus simple : « Déposer un appel de fonds ». VigiNot le lit et remplit le syndic, l'identifiant, le mot de passe et les lots. Sinon, cherchez le syndic par son nom (3 caractères au moins), puis saisissez l'identifiant et le mot de passe de l'extranet.

Sans identifiants ni appel de fonds, cliquez sur « Confier la saisie à votre client » : il recevra un e-mail avec un lien pour choisir son syndic et saisir ses accès, et la récupération des pièces démarrera dès qu'il les aura saisis. « Reprendre la saisie » revient au formulaire.

Sous « Lots vendus », indiquez si le vendeur cède « Tous les lots » ou « Une partie des lots », avec leurs numéros (« Ajouter un lot » pour en saisir un autre). Un numéro absent des documents du syndic est signalé en rouge : vérifiez-le avant de continuer.

4Vérifiez, puis commandez

Le « Récapitulatif » reprend le client, le syndic, les lots et le délai indiqué par l'app (« 60 minutes environ »). Si vous avez confié la saisie à votre client, le syndic indique « Choisi par votre client » et le délai court une fois ses accès saisis. Cochez la case des conditions générales du pré-état daté, qui atteste aussi que vous êtes mandaté pour le commander, puis cliquez sur « Commander le pré-état daté ». L'écran « Votre commande est confirmée » s'affiche.

6Suivez la commande, récupérez le document

Dans l'onglet « Documents / RIB », la ligne du client affiche « En cours de traitement », puis « Prêt - en attente du paiement du client » une fois le document vérifié et l'e-mail de validation envoyé au client. Une notification vous prévient à chaque étape.

Dès sa validation, la ligne passe dans « Documents disponibles ». « Plus d'infos » déplie la copropriété, le vendeur, les lots et les montants ; « Télécharger » propose le pré-état daté avec le pack ALUR, le pré-état daté seul, l'annexe comptable, le pack ALUR ou les annexes comptables.

7Consultez le document et ses justifications

« Consulter » ouvre le pré-état daté. À droite, les analyses complémentaires et les pièces à annexer, fournies ou non par le syndic.

À côté de chaque montant, une pastille bleue ouvre sa justification : comment la valeur est obtenue (Documenté, Calculé, Estimé…), le calcul s'il y en a un, et la page de la pièce qui l'établit, avec le passage cité. « Ouvrir la page » l'affiche à côté.